POINT Commesse - Software per Impiantisti, Cantieri e Aziende che operano su commessa
Point Commesse è destinato alle aziende che operano forniture di particolare complessità, normalmente gestite a commessa.
Point Commesse rende più facile la preventivazione e la corretta pianificazione delle attività, nonché la successiva consuntivazione. Le quantità di materiale e di manodopera necessari all'esecuzione dell'opera, definite con rapidità e precisione, sono sempre sotto controllo.
Point Commesse è un'espansione verticale della piattaforma originale Point. È stato creato, e si è evoluto, anche attraverso i consigli e le richieste degli utilizzatori.
Point Commesse rende disponibili in modo integrato tutte le informazioni aziendali.
I metodi di intervento sono rapidi e sistematici. In tal modo l'utente può gestire la propria azienda in completa autonomia.
La sua struttura a moduli interagenti tra loro, aggregabili anche per stadi successivi, vi permette di calibrare la procedura sulle esigenze attuali, per poi svilupparla parallelamente alla crescita dell'azienda.
Dietro all'interfaccia grafica chiara ed intuitiva di Point Commesse, scoprirete numerose soluzioni potenti e raffinate.
Caratteristiche generali La procedura consente la completa gestione della fornitura a partire dall'offerta, fino alla stampa delle schede di lavorazione, ottenendo situazioni di controllo della commessa e dello stato di avanzamento lavori aggiornate in tempo reale.
Offerte Le offerte sono identificate dall'anno e dal numero di offerta ed i loro dati sono scomposti in dati di testata e di dettaglio. Nella testata viene inserito il committente, l'oggetto dell'offerta, il progettista, il riferimento all'archivio disegni ed altre informazioni inerenti il complesso dell'offerta. Sono previste ricerche sulle testate delle offerte e la stampa di una lista delle offerte. Vi è inoltre la possibilità di associare all'offerta un testo di commento generico ed altri commenti liberi associati ai campi Oggetto, Archivio Disegni, Data Sollecito e Vincitore dell'offerta. I dati di dettaglio hanno una struttura a 3 livelli individuabili in: In un'offerta non è obbligatorio utilizzare i livelli disponibili, è cioè possibile inserire delle righe a qualunque livello dell'offerta. In fase di inserimento di un capitolo o di una voce, oltre alla descrizione viene richiesta la percentuale di ricarico da proporre in fase di inserimento dei livelli successivi. Il valore di questa percentuale assume significati diversi a seconda di ciò che è stato dichiarato nei dati aziendali alla voce "Valore K"; due le possibilità: Nell'inserimento di una riga può essere indicato il codice articolo se questo è già previsto nell'anagrafico, in caso contrario può essere omesso caricando solo la descrizione, al fine di evitare il proliferare di articoli proposti ma mai più utilizzati; comunque in fase di trasformazione dell'offerta in commessa le righe senza il codice articolo non saranno trasferite. È data la possibilità di modificare il capitolo, la voce o la riga senza dover reinserire l'intero contenuto di una riga. È prevista la duplicazione di tutta o parte dell'offerta in una nuova offerta oppure la duplicazione di capitoli nell'ambito della stessa offerta e, oltre alla normale cancellazione di un'offerta, è prevista anche una funzione di recupero dell'offerta cancellata. Il ricalcolo prezzi si esegue alla modifica della percentuale di ricarico e può essere fatto a livello di voce, di capitolo o sull'intera offerta. L'aggiornamento prezzi consente di aggiornare i costi dell'offerta con i nuovi costi standard presenti nell'anagrafico articoli. La trasformazione in commessa provvede a generare automaticamente i dati di una commessa a partire da quelli dell'offerta. La trasformazione in commessa può riguardare uno o più capitoli o voci oppure l'intera offerta. L'utente può decidere di trasferire anche righe già trasferite in precedenti elaborazioni. È prevista la stampa dei dati dell'offerta con la possibilità di introdurre un valore di ricarico diverso da quello dell'offerta allo scopo di effettuare delle simulazioni.
Commesse Analogamente alle offerte anche le commesse sono identificate dall'anno e dal numero di commessa ed i loro dati possono essere divisi in dati di testata e di dettaglio. Nella testata sono inseriti vari dati riguardanti il complesso della commessa; la procedura prevede ricerche sui dati di testata delle commesse e la stampa con vari criteri di una lista delle commesse inserite. I dati di dettaglio hanno una struttura a 2 livelli individuati come: Questa struttura consente di suddividere la commessa in parti logicamente distinte, in particolare qualora vi sia la necessità di evidenziare il costo di singoli elementi della commessa. In fase di inserimento di un capitolo o di una voce, oltre alla descrizione può essere inserito il codice del centro di costo operativo: questo codice, che fa riferimento ad una apposita tabella, permettendo varie analisi, sia in termini di preventivo sia di consuntivo, relative all'incidenza dei vari centri di costo dell'azienda sul complesso delle commesse. Un altro dato relativo alla voce è la data dello stato di avanzamento che consente di valutare le quantità di una la voce per ogni stato di avanzamento. Altri dati di dettaglio sono il codice articolo, la quantità preventiva e la data di consegna prevista, il valore unitario e la quantità evasa alla data dello stato di avanzamento. È prevista la possibilità di modificare il capitolo, la voce o il codice articolo senza dover reinserire l'intera maschera di dati. È prevista la duplicazione di tutta o parte della commessa in una nuova commessa oppure la duplicazione di capitoli nell'ambito della stessa commessa. Oltre alla normale cancellazione di una commessa è prevista anche una funzione di recupero delle commesse cancellate. Con lo Stato di avanzamento viene eseguita una elaborazione automatica con cui si calcolano le quantità evase in base alla percentuale di evasione impostata dall'operatore. L'elaborazione può essere limitata per capitoli e/o voci. La stampa dello stato di avanzamento, che rapporta i valori così calcolati con quelli preventivi e consuntivi, fornisce importanti informazioni per valutare il procedere dei lavori. È prevista la stampa dei dati della commessa con varie possibilità di dettaglio.
Preventivazione La preventivazione è l'elaborazione che fissa i costi e i ricavi, le quantità e i valori preventivi della commessa. È l'operazione che avvia l'iter di gestione della commessa. La determinazione dei costi e dei ricavi preventivi di commessa viene eseguita da una apposita funzione in tal modo vengono così alimentati due archivi, il Piano dei conti di commessa per la parte contabile e l'archivio materiali di commessa per i materiali, le macchine, la manodopera ecc. Per gli articoli sono previsti 4 diversi criteri di preventivazione:
Richieste materiali per commesse È il programma con il quale il responsabile di commessa indica quanti e quali materiali sono necessari ai lavori nel cantiere. Questa richiesta di fornitura dovrà poi essere vagliata dal magazziniere che deciderà quali sono i materiali effettivamente consegnabili e in quale misura. L'elaborazione può essere automatica o manuale: nel primo caso la quantità richiesta viene calcolata come differenza tra la quantità preventiva e quella già consegnata in cantiere; nel secondo caso i materiali componenti la commessa (esclusa la manodopera) vengono visualizzati uno ad uno, di ciascuno viene proposta la quantità richiesta, calcolata come nel caso precedente, con la possibilità di modifica.
Programmazione ordini a fornitori per commesse Il programma consente di generare documenti di ordine a fornitore per i materiali di acquisto preventivati nella situazione materiali per commesse oppure per i materiali richiesti dal responsabile di commessa; la scelta fra due opzioni è decisa a livello di dati aziendali. Viene generato un archivio di lavoro in cui vengono registrati i materiali scelti in base a diversi criteri di selezione (intervallo commesse, intervallo fornitori, intervallo articoli, cataloghi, voci di costo, gruppi statistici), che risultino ancora da ordinare in base alla differenza tra quantità prevista e quantità attuale o in ordine. Agli articoli viene associato il fornitore abituale ed il prezzo base di acquisto o quello del listino previsto per il fornitore. È possibile effettuare modifiche alle quantità, ai valori, ai fornitori ed eseguire stampe di prova degli ordini in fase di formulazione. Alla fine vengono generati gli ordini a fornitore apportando ai dati tutti gli aggiornamenti del caso. Gli ordini così generati sono comunque disponibili per successive modifiche manuali per mezzo dei programmi previsti per la gestione di tali documenti.
Quantità consegnabili per commesse Grazie a questo programma il magazziniere può vagliare tutte le richieste pervenute dai cantieri e decidere quali e quanti materiali consegnare in rapporto alla disponibilità del magazzino. Anche in questo caso l'elaborazione può essere automatica o manuale. Come quantità da consegnare viene considerata la stessa quantità richiesta se la giacenza di magazzino è tale da permettere la consegna. In caso contrario la quantità da consegnare viene calcolata come differenza tra quantità richiesta, giacenza di magazzino e l'eventuale accantonato. Nel caso di elaborazione semiautomatica le quantità da consegnare vengono visualizzate singolarmente con richiesta di conferma. Con l'ausilio di alcuni programmi di visualizzazione e stampa il magazziniere può controllare i dati al termine dell'elaborazione ed effettuare eventuali rettifiche. È anche prevista una stampa che raggruppa tutte le richieste giunte per ogni singolo articolo, valuta la situazione di magazzino e propone l'eventuale lotto di riordino. Generazione automatica bolle di consegna a cantiere Una volta che sono state determinate le quantità effettivamente consegnabili è possibile effettuare un'elaborazione automatica di generazione delle bolle di consegna a cantiere. Queste bolle evadono la quantità richiesta per la parte che è stata effettivamente consegnata, scaricano il magazzino e aumentano il consegnato a cantiere. Sono previsti tre modi di elaborazione diversi:
Generazione automatica bolle di consegna a cantiere Una volta che sono state determinate le quantità effettivamente consegnabili è possibile effettuare un'elaborazione automatica di generazione delle bolle di consegna a cantiere. Queste bolle evadono la quantità richiesta per la parte che è stata effettivamente consegnata, scaricano il magazzino e aumentano il consegnato a cantiere. Sono previsti tre modi di elaborazione diversi: > Elaborazione completamente automatica: vengono generate le bolle che poi possono essere visualizzate e modificate con l'apposita scelta a menù; > Ogni bolla generata viene anche immediatamente stampata; > Ogni bolla generata viene visualizzata con possibilità di modifiche immediate.
Stampa schede di lavorazione La stampa delle schede di lavorazione di commessa consente di far fronte agli obblighi fiscali relativi alle scritture ausiliarie di magazzino.
Inoltre la procedura fornisce la gestione automatica degli approvvigionamenti di commessa che, partendo dall'emissione degli ordini a fornitore, arriva fino alla generazione automatica delle bolle di consegna del materiale al cantiere. In tale fase l'utente può generare la lista dei materiali da consegnare al cantiere, a partire dalle quantità preventive, attivando una procedura che, dopo le opportune verifiche da parte dei responsabili di magazzino, porta all'emissione automatica dei documenti.
Gli ordini a fornitore, le bolle di carico, gli eventuali accantonamenti, le bolle di consegna a cantiere, le fatture a stato di avanzamento e gli altri movimenti di magazzino concorrono a determinare, in tempo reale, la situazione consuntiva della commessa ed il suo stato di avanzamento.
A completamento della procedura sono state predisposte varie stampe e procedure di controllo, quali:
> La stampa delle schede di lavorazione, per ottemperare agli obblighi fiscali della tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino;
> Un programma di chiusura, che consente la ripartizione fra le varie commesse dei costi non direttamente imputabili ad una specifica commessa e la contabilizzazione dei costi imputati, ma non ancora registrati in contabilità.
La Procedura Commesse necessita della definizione dei seguenti dati di base:
> Archivio Anagrafico Clienti e Fornitori;
> Archivio Anagrafico articoli;
> Tabella Causali di Magazzino: definisce tutti i diversi tipi di movimento che possono essere effettuati dall'utente ed i dati relativi al trattamento di magazzino che "pilotano" la movimentazione sia del magazzino che delle commesse.
> Tabella Voci di Costo: definisce le macroclassi in cui vengono raggruppati i costi e i ricavi delle commesse, essa costituisce quindi un piano dei conti di contabilità industriale, l'organizzazione di tali dati è libera;
> Piano dei Conti: dove per i conti economici, che rappresentino costi o ricavi imputabili alle commesse, si dovrà specificare l'appartenenza ad una voce di costo o di ricavo tra quelle previste nell'apposita tabella allo scopo di effettuare la ventilazione dei costi a fine esercizio.
> capitolo
> voce
> riga
> Il valore K rappresenta l'incidenza del costo sul prezzo finale;
> Il valore K rappresenta il fattore di aumento del costo per determinare il prezzo finale.
> capitolo
> voce
> Articoli non di produzione: vengono dettagliati singolarmente;
> Articoli di produzione esterna: vengono dettagliati singolarmente;
> Articoli di produzione interna con possibilità di lancio in produzione: vengono dettagliati singolarmente e viene predisposto un piano di produzione che ha lo stesso anno e numero della commessa; dal piano di produzione verranno generati i fabbisogni e da questi le eventuali proposte d'ordine a fornitore. Quando l'articolo sarà stato prodotto dovrà essere caricato in commessa con un documento che ne scarichi i componenti;
> Articoli di produzione interna senza possibilità di lancio in produzione: vengono dettagliati nell'archivio materiali di commessa i singoli componenti della distinta base dell'articolo.
> Elaborazione completamente automatica: vengono generate le bolle che poi possono essere visualizzate e modificate con l'apposita scelta a menù;
> Ogni bolla generata viene anche immediatamente stampata;
> Ogni bolla generata viene visualizzata con possibilità di modifiche immediate.
Se l'azienda ha l'obbligo di tenuta del magazzino fiscale, la stampa delle schede di tutte le commesse viene eseguita, automaticamente, al termine della stampa definitiva delle schede di magazzino.
È comunque consentita la stampa di prova delle schede di lavorazione, delimitata ad un intervallo di commesse e di date di registrazione.
Vengono stampati, per ogni commessa, in ordine cronologico, tutti i movimenti di magazzino e le registrazioni di primanota che hanno determinato una modifica dei costi o dei ricavi della commessa, evidenziando data e numero documento, descrizione del movimento, importo e, dove è possibile, la ragione sociale di chi ha emesso il documento.
Nel caso l'elaborazione sia definitiva, vengono registrati i totali all'ultima chiusura nell'archivio materiali di commessa e nel piano dei conti di commessa.
